إدارة مشاريع التعلم الإلكتروني: نموذج خطة المشروع والأدوات

يمثل العمل في التعلم الإلكتروني تحديًا يشبه موازنة العديد من المهام المتزامنة. وتتطلب كل مرحلة، من الكتابة والتحرير إلى التصميم والتطوير، تضافر الجهود لتحقيق الإنجاز. وحتى مع وجود فريق موهوب، وأفكار مبتكرة، وأفضل الأدوات، يظل النجاح مستحيلاً دون خطة مشروع محكمة وإشراف متكامل. تعرّف على إدارة مشروع التعلم الإلكتروني: الممارسة التي تضمن سير جميع خطوات التطوير بانسجام، في الوقت المحدد، وبالمستوى المطلوب من الجودة.

يستعرض هذا المقال خطوات إدارة مشروع التعلم الإلكتروني، ويقدّم قالب خطة تطوير الدورة، موضحًا أسباب أهميتها وضرورة اتباعها.

ما المقصود بمشروع التعلم الإلكتروني؟

يهدف مشروع التعلم الإلكتروني إلى إنشاء دورة تعليمية عبر الإنترنت جذابة ومفيدة تساعد المتعلمين على تحقيق النتائج المرجوة، وذلك من منظور شامل. ومن منظور تفصيلي، يشمل المشروع التنسيق الفعال لفريق لضمان إعداد الدورة وفق المعايير وإطلاقها بسلاسة.

باختصار، تُعد مشاريع التعلم الإلكتروني إنجازات تعاونية متعددة المهام غالبًا ما تتضمن الأدوار التالية:

ما المقصود بخطة مشروع التعلم الإلكتروني؟

خطة مشروع التعلم الإلكتروني وثيقة تحدد ما يجب إنجازه، ومتى، وكيف، ومن المسؤول عنه، لتحقيق الهدف النهائي، مثل إطلاق برنامج تدريبي.

تضمن هذه الخطة توافق جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة حول مسار المشروع.

عملية إدارة مشاريع التعلم الإلكتروني

لضمان إطلاق المشروع بسلاسة، من الضروري التخطيط الدقيق، ووضع أهداف قابلة للتحقيق، وتوظيف الأدوات والأساليب المناسبة لإدارة مشروع التعلم الإلكتروني. لنستعرض العملية الكاملة لإدارة مشروع التعلم الإلكتروني بتفصيل أكبر.

كيفية إنشاء خطة مشروع التعلم الإلكتروني

الخطوة الأولى: إعداد خطة مشروع التعلم الإلكتروني

رغم أن هذه الخطوة تمثل البداية في مسار إدارة مشروع التعلم الإلكتروني، إلا أن تطوير خطة المشروع عملية مستقلة بذاتها! سنستعرض بإيجاز طريقة إعداد خطة مشروع التصميم التعليمي، ونقدّم لك قالبًا يمكن تعديله حسب احتياجاتك. حيث يعتمد هذا القسم على افتراض إتمام تقييم الاحتياجات التدريبية (TNA) مسبقًا.

تقييم الاحتياجات التدريبية (TNA) هو الطريقة التي تحدّد ما إذا كانت هناك حاجة للتدريب، وإذا وُجدت، يحدد نوع التدريب المطلوب لسد أي فجوات. فعادةً ما يشمل تقييم الاحتياجات التدريبية الخطوات التالية:

• تحليل الوضع الحالي
• تحديد الهدف التجاري
• التعرف على السبب الرئيسي للاحتياجات التدريبية
• تحديد ما يجب على الموظفين فعله لتحقيق الهدف
• معرفة أسباب عدم قيامهم بذلك

بعدها، ستتوفر لديك جميع البيانات المطلوبة للانطلاق في تطوير خطة مشروع التعلم الإلكتروني! إليك الخطوات:

تعريف مراحل المشروع والمخرجات

يركز تقييم الاحتياجات التدريبية (TNA) على تحديد الفجوة بين ما يمتلكه الموظفون وما يحتاجونه. وبعد تحديد هذه الفجوات، يمكن تحويل الاحتياجات إلى مخرجات محددة للمشروع. وبعبارة أخرى، يجب تقسيم مهمة تطوير دورة التعلم الإلكتروني الكبرى إلى خطوات أصغر وأكثر تنظيمًا.

نتيجة لذلك، سيتم تحديد ستة معالم رئيسية للمشروع:

تحديد الموارد لكل مرحلة من مراحل المشروع

عند تحديد المراحل، من الضروري تحديد الأشخاص المشاركين، والأدوات والموارد اللازمة لكل مهمة ضمن إدارة مشروع التعلم الإلكتروني. إليك مثالًا يوضح كيفية تنظيم ذلك:

كل هذه الموارد لها ثمن، ومن خلال تحديدها يمكنك أيضًا تقدير السعر المناسب. وبهذه الطريقة، تحقق هدفين معًا: تضمن هذه الخطوة جمع كل ما يلزم لخطة المشروع، كما تتيح تبرير التكلفة الكاملة للمشروع أمام الأطراف المعنية.

وضع مواعيد نهائية لكل مرحلة

من مراحل المشروعبمجرد تحديد الموارد والتكلفة، تصبح جاهزًا لوضع جدول المشروع. ويظل تقدير مدة المشروع غير ممكن دون معرفة الوقت المطلوب لكل خطوة من خطوات العملية.

في هذه المرحلة، يُستحسن التشاور مع جميع أعضاء الفريق لتحديد أطر زمنية واقعية لكل مهمة ضمن خطة المشروع. ومن ثم، يمكن إنشاء مواعيد نهائية مرنة لمواجهة أي طوارئ أو ظروف غير متوقعة.

الخطوة الثانية: تجميع الموارد والمحتوى المطلوب

بمجرد إنشاء خطة مشروع التعلم الإلكتروني وتحديد مخرجات المشروع، يصبح بإمكانك رؤية كل الموارد والأدوات اللازمة بنظرة واحدة. كما تم الإشارة أعلاه، تنقسم الموارد الأساسية إلى نوعين: الموارد البشرية، وأدوات وتقنيات البرمجيات.

فيما يتعلق بالأشخاص، يتضح أنه أثناء مراحل تصميم دورة التعلم الإلكتروني ستحتاج إلى الجهات الفاعلة ومدير المشروع، وقد يكون هذا الأخير مصممًا تعليمياً في بعض الحالات. أما في مرحلة تطوير الدورة، فستحتاج إلى توليفة من الموارد البشرية والأدوات التقنية، وهنا تصبح الأمور أكثر تحديًا وتعقيدًا.

إلى جانب إدارة توقعات الأطراف المعنية وضمان تنسيق عمل الكتّاب والمصممين وفناني التعليق الصوتي وفريق التطوير، ينبغي أيضًا توفير الأدوات المثلى لهم لأداء مهامهم بفعالية. على سبيل المثال:

• قد يحتاج الكاتب إلى الوصول إلى المصادر المناسبة وبرامج التحرير.
• قد يحتاج المصمم إلى الوصول إلى مكتبات الصور وموارد التعلم الإلكتروني.
• قد يحتاج فنان التعليق الصوتي إلى ميكروفون احترافي وبرامج التحرير.
• قد يحتاج المطور إلى أداة التأليف المناسبة لإنشاء دورة التعلم الإلكتروني.

من منظور إدارة مشاريع التعلم الإلكتروني، يعد الحصول على هذه الموارد وإدارتها عملية مكلفة ومعقدة. لكن باستخدام أداة التأليف المناسبة، يمكن خفض تكاليف إعداد الدورة بشكل ملحوظ وتسهيل هذه المرحلة.

توفر أدوات التأليف بيئة تقنية متكاملة تدعم تطوير المحتوى مركزيًا، مع تقليل الحاجة إلى موارد بشرية محددة..

هناك العديد من الحلول المتكاملة الممتازة التي تتيح للأشخاص ذوي المعرفة التقنية المحدودة بإنشاء دورات احترافية بسهولة. من بين هذه الحلول، يأتي iSpring Suite AI.

يمكن لأي شخص يجيد استخدام PowerPoint استخدام iSpring Suite، لأنه مدمج بشكل أنيق على شكل تبويب في أعلى واجهة البرنامج. ما يجعل التنقل والاستخدام سلسًا وبسيطًا.

تُظهر الصورة أعلاه تكامل الموارد وسهولة الوصول إليها فورًا. حيث يتيح النظام تسجيل وتحرير الصوت والفيديو باحترافية دون الاستعانة بفنان تعليق صوتي أو أدوات خارجية. إضافة إلى ذلك، يوفر محاكيًا للحوار، وتشكيلة غنية من التفاعلات وأنواع الاختبارات المدمجة مباشرة ضمن المنصة.

لم تعد مضطرًا للاستعانة بمبرمج متمرس لإطلاق دورة التعلم الإلكتروني، ولا حتى بتوظيف مصمم للحصول على مخرجات بصرية احترافية. يوفّر iSpring Suite AI مكتبة محتوى مدمجة تمنحك تصاميم ومرئيات جاهزة بجودة عالية.

فضلاً عن أدوات التأليف، يتطلب تقديم الدورات للمتعلمين استخدام برمجيات مخصصة. وتبرز نظم إدارة التعلم (LMS) بوصفها الخيار الأمثل، لما تتيحه من توزيع الدورات على المتعلمين وتتبع مستوى تقدمهم.

في حال عدم امتلاكك نظام إدارة تعلم، يبرز iSpring LMS كخيار عملي وفعّال. ويسهّل النظام نشر دورات التعلم الإلكتروني مباشرة، دون الاستعانة بمسؤول نظام متخصص أو تنفيذ عمليات نقل معقدة. ومع التكامل الكامل مع iSpring Suite، يضمن النظام عرض الدورة بسلاسة مع الحفاظ على جميع التفاعلات والميزات المتقدمة.

خلاصة القول، يتيح اختيار الموارد الصحيحة تقليص الاحتياجات البشرية في المرحلة التالية من إدارة مشروع التعلم الإلكتروني، مرحلة التطوير، إلى مطوّر واحد لا غير.

الخطوة الثالثة: إنشاء دورة التعلم الإلكتروني

بغض النظر عن الاعتماد على فرق مساندة أو استخدام أدوات تأليف التعلم الإلكتروني لتسريع التطوير، تظل هذه المرحلة محور التنفيذ الفعلي. وفيها غالبًا ما تتعثر المشاريع نتيجة تأخر الجداول الزمنية أو تجاوز التكاليف المخططة.

هنا، يتطلب الأمر موازنة دقيقة بين المتابعة المستمرة والتراجع خطوة للإشراف الشامل. يقع على عاتق الفريق بناء المخرجات وعرضها على الأطراف المعنية، في حين يتركز دورك، بصفتك جهة التواصل القريبة منهم، على اكتشاف المشكلات مبكرًا وتوجيه الفريق مجددًا نحو المسار الصحيح.

اتساقًا مع نموذج خطة مشروع التعلم الإلكتروني، تنطلق مرحلة التنفيذ ببدء المشروع فعليًا. وغالبًا ما ينظم مديرو المشاريع اجتماعات افتتاحية تضم الأطراف المعنية وفريق التنفيذ لضمان وضوح الرؤية منذ البداية.

عندما تتحدد مهام كل فرد بوضوح، يصبح من السهل فتح باب النقاش، وتبادل الاستفسارات، والاتفاق على الجداول الزمنية، بما يضمن انسجام الجميع مع مسار المشروع.

أما بقية مراحل مشروع التعلم الإلكتروني، من إعداد المخطط وحتى إطلاق الدورة، فتتمحور حول إدارة الفريق، والعمليات، والتواصل لضمان تنفيذ المهام في الوقت المناسب، وضمن الميزانية، وبجودة عالية. على سبيل المثال:

• هل قدّم الخبراء المختصين الدعم والملاحظات الكافية لمحتوى الكاتب؟
• هل أنشأ مصمم التعلم السيناريو التعليمي للنسخة التجريبية من دورة التعلم الإلكتروني؟
• هل قدّم الأطراف المعنية المعلومات الخاصة بالهوية البصرية اللازمة للمصمم لإنشاء المرئيات؟
• هل كل ما أنشأه مطورو التعلم الإلكتروني يعمل بكفاءة؟
• هل يؤدي الجميع مهامهم في الوقت المحدد وبالمستوى المطلوب؟
• هل نعقد اجتماعات كافية لضمان فهم الجميع لمسار المشروع؟

يتطلب الأمر تفاعلاً مستمرًا بين الأطراف المعنية وفريق الإنتاج، خصوصًا بعد إعداد الفريق للنسخة التجريبية الأولى من الدورة. وفي هذه المرحلة، يقدم مدير المشروع المسودة للأطراف المعنية لتلقي التغذية الراجعة. وبمجرد إدخال الفريق لهذه الملاحظات بنجاح، تصبح الدورة جاهزة للتطبيق التجريبي!

الخطوة الرابعة: اختبار النسخة التجريبية من الدورة

في هذه المرحلة من عملية إدارة مشروع التعلم الإلكتروني، يتم اختبار النسخة التجريبية من الدورة. ويقع كثير من مديري مشاريع التعلم الإلكتروني في خطأ تخطي هذه الخطوة وإطلاق الدورة مباشرة. لكن لا شيء يعوض الحصول على تقييم جديد وموضوعي للمشروع قبل الإطلاق الكامل.

باختصار، ينظم مدير المشروع اختبار تجريبي من خلال جمع مجموعة من المتعلمين تمثل خصائص الجمهور المستهدف.

يخوض هؤلاء “المتعلمون التجريبيون” كامل تجربة الدورة الإلكترونية، مقدّمين تغذية راجعة حول المحتوى، وتحقيق الأهداف التعليمية، والمشكلات التقنية (مثل عدم توافق المتصفحات)، وتجربة المستخدم العامة. ونظرًا لأنهم يشاهدون الدورة لأول مرة، يكونون أكثر قدرة على كشف أي أعطال أو أخطاء، ما يتيح لك تصحيحها قبل الإطلاق الرسمي.

لتنفيذ اختبار النسخة التجريبية، يتعين على مدير المشروع:

• إعداد مجموعة من الأسئلة لمستخدمي الاختبار.
• اختيار المتعلمين الذين يمثلون الجمهور المستهدف بدقة مع الحفاظ على التنوع.
• تحديد حجم العينة الأمثل لضمان التمثيل دون تكرار زائد.
• اختيار بيئة تعليمية مشابهة للواقع (مثل متابعة الدورة من المنزل أو المكتب).

الخطوة الخامسة: إنهاء المشروع

انتهت المرحلة الأصعب، ومع ذلك يجب تنفيذ بعض خطوات ضمان الجودة النهائية. ويبدأ ذلك بتطبيق التغذية الراجعة المهمة من مرحلة الاختبار قبل تقديم المخرجات إلى الأطراف المعنية.

 خلال هذه المرحلة، تأكد من استكمال جميع المهام بنجاح وبما يستوفي المعايير المطلوبة. ويُعقد اجتماع ختام المشروع للاحتفاء بالإنجازات ومراجعة فرص التحسين المستقبلية. ويجب أن يشارك جميع أعضاء الفريق في الاجتماع للاستفادة من تبادل وجهات النظر. وعند انتهاء الاجتماع، تصبح الدورة النهائية للتعلم الإلكتروني جاهزة للتوزيع والإطلاق الرسمي.

أدوات إدارة مشاريع التعلم الإلكتروني

مع وفرة برامج إدارة المشاريع في السوق، قد يكون من الصعب تحديد نقطة البداية. وفي هذا القسم، نسلط الضوء على خمس أدوات مميزة لإدارة مشاريع التعلم الإلكتروني تساعدك على الانطلاق بثقة!

1. Slack

يعتبر Slack أداة أساسية لإدارة مشاريع التعلم الإلكتروني بفضل تغطيته الواسعة وسهولة استخدامه. حيث توفر الأداة التعاون الفوري من خلال الرسائل والمكالمات الصوتية والمرئية، وإدارة المهام، ومشاركة الملفات بسلاسة. كما تتيح قنوات Slack تنظيم بيئة العمل في مجموعات محددة، مما يمكّنك من تقسيم فريق المشروع حسب الأدوار والوظائف مع الحفاظ على قنوات مفتوحة لجميع الأعضاء.

2. Trello

على عكس Slack، يتيح Trello لفريق مشروع التعلم الإلكتروني رؤية جميع المهام دفعة واحدة. حيث تنظم هذه الأداة إدارة المشروع عبر بطاقات وصفوف؛ تمثل كل بطاقة مرحلة من مراحل المشروع (مثل البداية، والوسط، والنهاية).

داخل كل بطاقة توجد صفوف صغيرة تمثل المهام المرتبطة بكل مخرجات (مثل مخطط الدورة، والمحتوى المكتوب). ويمكن إعادة ترتيب مراحل المشروع بسهولة باستخدام خاصية السحب والإفلات، بحيث يمكنك رؤية المهام المنجزة وغير المنجزة.

ومع ذلك، وبسبب طبيعتها الخطية، قد لا تكون الخيار الأمثل نظرًا للطابع التكراري لمشاريع التعلم الإلكتروني.

3. Asana

تعتبر Asana أداة فعّالة لإدارة مشاريع التعلم الإلكتروني، تساعد الفرق على التخطيط والإدارة وأتمتة سير العمل. وتبرز ميزة تعدد طرق العرض، حيث يمكن عرض جميع المهام كقائمة أو على جدول زمني أو في التقويم. وبفضل توليد تقارير الحالة تلقائيًا، يمكن تحديث الأطراف المعنية بكل سهولة وبدون أي تدخل يدوي.

تتيح ميزة الردود الذكية بالذكاء الاصطناعي في Asana (التي تعمل بروبوت دردشة) طرح أي أسئلة تتعلق بالمشروع.

لكن، على غرار Trello، لا توفر الأداة مكالمات الفيديو أو الصوت داخليًا، مما يستلزم إعدادات إضافية عند العمل مع فرق موزعة.

4. Wrike

تستهدف Wrike الفرق الكبيرة، وتوفر مجموعة واسعة من الميزات لإدارة المشروع بشكل شامل من البداية حتى النهاية. وبخلاف الكثير من برامج إدارة مشاريع التعلم الإلكتروني المبنية على خطة المشروع، تدعم Wrike أيضًا مرحلة تصور المشروع وإعداده.

تتميز Wrike بمخطط جانت يوفر تمثيلًا بصريًا للجدول الزمني لتسهيل متابعة المراحل، إلى جانب لوحات تحكم قابلة للتخصيص، وسير عمل، ومجموعات مصممة لتلبية احتياجات مشروعك الخاصة.

أطلقت Wrike في 2023 ميزات أتمتة متقدمة تشمل اقتراحات الذكاء الاصطناعي، والتي تكشف العمليات المتكررة في روتينك اليومي أو الأسبوعي وتقترح القوالب الأنسب لأتمتتها.

يدعم Wrike التكامل مع أكثر من 43 تطبيقًا من جهات خارجية، من بينها ( Zoom، وMicrosoft Teams، وSlack، وGmail). يتيح ذلك تجاوز تحديات التواصل التي قد تظهر مع الفرق الكبيرة أو الموزعة.

5. Basecamp

تتميز Basecamp بسهولة الاستخدام وبيئة تفاعلية اجتماعية، حيث يتيح لوحات النقاش وغرف الدردشة للفريق التعاون، ابتكار الأفكار، وحل المشكلات ضمن مشروع التعلم الإلكتروني.

أحد الفروق الرئيسية يتمثل في واجهة المستخدم. تقوم Basecamp بتنظيم تفاصيل المشروع ضمن ما يُسمى بـ«المخيمات» (Camps). على سبيل المثال، قد يكون هناك مخيم مخصص للمهام والجداول الزمنية للمشروع، أو مخيم آخر لاستضافة المستندات والملفات.

تتيح Basecamp التكامل مع أدوات إدارة الوقت وإعداد التقارير، غير أنها لا تتضمن خيارات للمكالمات الصوتية أو المرئية.

التحديات الشائعة لفرق مشاريع التعلم الإلكتروني وكيفية التغلب عليها

العمل الجماعي مفيد ومجزٍ، لكن زيادة عدد المشاركين تزيد من فرص تعثر التواصل، واختلاف وجهات النظر، وتصادم الجداول، وتأخر التسليمات، وغيرها من المشاكل. تمامًا مثل الحلقة في السلسلة، كل نقطة اتصال تمثل عنق زجاجة محتمل قد يعيق سير عملية التطوير. لذلك، تلعب إدارة مشاريع التعلم الإلكتروني دورًا أساسيًا. وقد تواجه فرق التعلم والتطوير التحديات التالية:

1. غياب التنسيق بين أعضاء الفريق الموزعين

لجذب أفضل الكفاءات، قد تحتاج إلى الاستعانة بها عن بُعد. إدارة فرق التعاون عن بُعد قد تواجه صعوبات تتعلق بالمواعيد والفروق الزمنية. ويمكن جدولة مكالمات فيديو واجتماعات Zoom، مع ضرورة تنظيمها وإتاحتها للجميع لضمان نجاح المشروع. كما يمكن اللجوء إلى رسائل البريد الإلكتروني المنتظمة، إلا أن ذلك قد يصبح مرهقًا.

طرق التغلب على المشكلة

• قسّم مشاريع التعلم الإلكتروني إلى مهام وفِرق أصغر. فعلى سبيل المثال، لا يحتاج المصممون لحضور مراجعة المحتوى المكتوب، والعكس صحيح.
• استخدم أدوات التعاون عبر الإنترنت مثل Slack وAsana أو أدوات مخصصة للتعلم الإلكتروني مثل zipBoard. فهي ليست مفيدة لمشاركة الملفات فحسب، بل تتيح للفرق من مختلف الأقسام الاطلاع على كل شيء بنظرة واحدة.

2. انهيار التواصل

يتكون فريق مشروع التعلم الإلكتروني النموذجي من هيكل هرمي من الأعلى إلى الأسفل، حيث يكون الأطراف المعنية ومديرو المشروع والخبراء في القمة، وفرق الإنتاج أسفلهم. ببساطة، هناك صانعو القرار والمطورون.

في حال تدفق المعلومات من القمة إلى القاعدة، قد تسيء فرق الإنتاج تفسير التعليمات وتنقل نسختها فيما بينها. أو قد تقوم بافتراضات (مثل: سنتكفل بهذا)، الأمر الذي قد يسبب فوضى وتأخرًا في التسليمات.

طرق التغلب على المشكلة

• قلّص التقسيم بين صانعي القرار وفريق التطوير وركز على العمل التعاوني.
• احرص على بقاء قنوات التواصل متاحة للجميع، مع السماح لكل طرف بطرح الأسئلة ومشاركة الأفكار.

3. ضعف إدارة الوقت

يتحمل مدير مشروع التعلم الإلكتروني مسؤولية وضع خطة مشروع واضحة ومحددة. وبدون تحديد مراحل رئيسية ومواعيد نهائية مقابلة، يصعب قياس التقدم العام. علاوة على ذلك، تتميز مشاريع التعلم الإلكتروني بتحديات فريدة بسبب الطبيعة التعاونية العالية لكل دور وترابطه الوثيق.

على سبيل المثال، يعتمد المصممون على كُتّاب المحتوى، بينما يعتمد مطورو التعلم الإلكتروني على كلاهما. وهذا قد يخلق العديد من الاختناقات، ناهيك عن الفوضى التي قد تنشأ نتيجة لتوسع نطاق المشروع أو المراجعات المرهقة أو إعادة هيكلة المشروع.

كيفية التغلب على المشكلة

• اجعل خطة مشروع التعلم الإلكتروني محددة وواضحة، لكنها مرنة أيضًا، بحيث تسمح المواعيد النهائية المحتملة بأي تأخيرات.
• حدد توقعات واقعية لمدة إنجاز كل مهمة، واستشر كل عضو من الفريق قبل إعداد خطة المشروع. فالأهداف والمواعيد غير الواقعية تقتل إدارة الوقت.

خاتمة

تتطلب إدارة مشاريع التعلم الإلكتروني تنسيق عناصر متعددة، مثل الأوركسترا. إذا خرج جزء واحد عن التوافق، فقد يؤثر ذلك على المشروع بأكمله. ويعتمد النجاح على مهارة مصمم المحتوى التعليمي أو مدير المشروع في الحفاظ على التوافق ومعالجة أي مشكلات بسرعة.

يمكن تبسيط هذه العملية باستخدام التقنيات والأدوات المناسبة لتوفير الوقت. إلى جانب برامج إدارة المشاريع، ضع في اعتبارك iSpring Suite، أداة تأليف سهلة الاستخدام تتيح لفريقك إنشاء الدورات دون الحاجة لمهارات تقنية. وتقدم تجربة مجانية لمدة 14 يومًا بدون بطاقة ائتمان أو أي التزام.